參加海外展會比在國內(nèi)參加展會復雜得多，外貿(mào)企業(yè)應更加用心對待。

（一）早做準備

一般的策劃工作應該在展會開始前12～18個月準備，因為場地是按“先來先分配”的原則安

排的，所以企業(yè)至少要提前12個月預訂場地。

外貿(mào)企業(yè)若對某展會有意向，就應及早對其進行調(diào)查，以取得第一手信息。一旦決定參展，

外貿(mào)企業(yè)就要和展會組織者開展緊密的合作，以防任何突發(fā)狀況發(fā)生。

參展人員應至少提前兩天到達目的地以調(diào)整時差。若外貿(mào)企業(yè)需要單獨設置展廳、處理后勤

事務，那么參展人員將會非常疲勞。因此，參展人員要留出充足的時間，好好休息，調(diào)整自

己的狀態(tài)。

（二）擬訂合理預算

外貿(mào)企業(yè)應擬訂一份切合實際的參展預算。國外展會的費用根據(jù)展會地點、匯率和時令的不

同會有較大差距。除了考慮展出經(jīng)費、運輸費用、宣傳花費及工作人員的工資外，參展企業(yè)

還要考慮進口關(guān)稅和相關(guān)的出口規(guī)則。同時，為應付展會中的意外事件及因匯率變動而帶來

的額外花費和其他小費支出，參展企業(yè)應增加25%的預算，以保證展會活動的順利進行。

（三）規(guī)劃展位/展廳

在大多數(shù)展會上，展位就是攤位。這些展位最小的大約有10平方米，一般三面封閉，壁上

刷石灰粉，布置比較簡單。但布置精細的展廳在歐洲一些大型展會上十分流行，這類展廳往

往面積較大，而且有可能包括會議室、休息室、廚房和酒吧（用來招待客戶），其中會備有

小甜品和軟飲料。因此，在策劃時，參展企業(yè)要把會議室和休息室也考慮在內(nèi)。

（四）殷勤待客

企業(yè)要在展會上或休息室內(nèi)提供食品，以便在與來賓交談時享用。

企業(yè)可設計一種與企業(yè)或產(chǎn)品形象相符的特色菜譜。例如，企業(yè)可以安排相關(guān)人員提供食物，

也可以請來賓吃自助餐。提供自助餐時，企業(yè)要注意交易會上的一些特殊要求，如在德國的

一些交易會上，根據(jù)國家“綠色環(huán)?！闭叩囊?，食品要盛在真正的瓷制器皿中，而不能使

用塑料制品或包裝紙。