對于外貿從業(yè)的小伙伴們來說，英文郵件是跟客戶最主要的溝通方式，其重要性不言而喻，所以大家對英文商務郵件的寫作技巧都很感興趣。

但是在學習郵件寫作技巧之前，可能我們應該首選關注一下郵件的「格式」和一些「細節(jié)」問題，處理好這些，可以讓我們的郵件更圓滿。

收件人

1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫跟郵件內容直接相關聯(lián)系人的郵箱。其他相關人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2.不是郵件內容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學習慣性抄送一大堆相關和不相關的人，這是不可取的。

3.如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

4.需要添加多個收件人或者抄送人的時候，一般會按照職位高低進行排序。

郵件標題

1.一定不要發(fā)空白標題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會故意這么做，有可能是想先寫好郵件再定標題，但最后直接空白標題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習慣，先把標題寫好。

2.標題應「簡明扼要」，能反應文章內容或者重要性，不宜冗長。

3.標題里應盡量不用特殊符號和長串的數(shù)字，以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

4.回復對方郵件的時候，可以根據(jù)需要更改標題，不要一長串"RE"。

比如要回復收件人關于一款小黃人設計圖的問題，郵件標題就可以簡單地描述如下：

RE:Art work of minions item




附件

1.如果有附件，標題寫好馬上上傳附件，養(yǎng)成好習慣，不要等到郵件寫完最后再上傳，最后很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現(xiàn)附件沒上傳。

2.郵件有附件時，應在正文里提醒收件人查收附件。

3.附件個數(shù)不宜過多，一般不超過4個。數(shù)量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。

4.如果附件內容是特殊格式，應告知收件人打開方式，以免影響使用。

5.如果附件過大，最好拆分為多個郵件發(fā)送，或者通過網(wǎng)盤分享。單封郵件附件過大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。

比如，附件壓縮包里是Art work的源文件，需要解壓縮后用Illustrator打開，上傳附件后可以在郵件中提醒如下：




郵件內容

1.首先是稱呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

2.郵件內容都左對齊頂格寫，開頭不留空格。

3.寫正文的時候，把最重要的事情放在最前面，簡單的問候之后「直奔主題 」。

4.能用簡單句的時候不用復雜句，能用簡單詞匯的時候不用復雜詞匯。郵件內容力求簡潔明了，表述準確。如非必要，郵件盡量不要寫的很長，也不要分很多段落，一般三四段即可。

5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點進行編號，12345分條敘述，這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

6.注意措辭，多用虛擬語氣和委婉語氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場，又不至于太生硬，更容易讓對方接受自己觀點。

7.電子郵件可以輕易的被轉發(fā)給他人，也是書面的證據(jù)，所以郵件內容務必慎重客觀，切不可信口開河。

8.郵件最后要對收件人表示感謝，如果郵件開頭已經(jīng)說過感謝的話語，結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應開頭。

9.郵件結尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場合。

按照以上要點給大家提供一個簡單的模板：

另外需要注意：在跟收件人不熟悉的時候盡量寫全名，不要寫昵稱。




其他需要注意的細節(jié)

1.最好設置一個簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號等信息，方便收件人隨時查找。

2.郵件寫好之后，自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤，語句不通順，或者表達有歧義的地方，確認沒問題再發(fā)送。

上就是一封完整的英文郵件應該包含的要素和需要注意的地方。我們常說細節(jié)處見真章，希望大家養(yǎng)成良好的習慣，早日寫出完美郵件。